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雑談or休憩…必要な時間はどっち? 10人の会議を「意味ある時間」にするコツ【踊らず進む!会議のお作法】vol.17

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「すべての会議は、“知的生産性を上げるため”にあるべき。決してムダな時間にしてはいけません」と話すのは、チームビルディング・コンサルタントの尾方僚さん。では、会議の目的を果たし、進展のある会議にするためにはどうしたらよいのでしょうか?

【踊らず進む! 会議のお作法】vol.17では、とくに6~10人の中人数会議で「意味ある会議にするコツ」についてお聞きしました。

クイズ! 「知的生産性が上がる会議」のために必要な時間は?

突然ですが、質問です。

Q.次のうち、参加人数の多い会議を“知的生産性があるもの”にするために必要なことはどれでしょうか?

a.途中で「中まとめ」の時間をとる

b.休憩時間をとる

c.雑談の時間をとる

……答えはズバリ、

A.「a.途中で“中まとめ”の時間をとる」と「b.休憩時間をとる」です。

これらの時間がなぜ必要なのかについては、後ほどご説明しましょう。

「アジェンダどおりに進行する」ことが、より重要に

会議にのぞむには、まず事前の準備が必要です。vol.2「“会議での役割分担”と見極めで生産性アップ!」でお伝えしたように、自分の役割を把握して会議に備えます。これは何人の会議でも同じこと。

ですが、人数が多くなればなるほどより重要になってくるのが、主催者が作成するアジェンダ(会議の議題・課題項目・予定表などを明記したもの)。

そして、きちんとタイムマネージメントをして“アジェンダどおりに進行させる”ことが進展ある会議にするための土台となるのです。

中人数会議の理想的なフローとは?

では、6~10人の参加を想定した“理想的な会議”のフロ―はどんな流れなのか、大枠を説明しましょう。

中人数会議の進行フロー

(1)導入

・アイスブレイク

・基本情報の共有

(2)会議のテーマについて議論

(3)必要があればテーマに関する発表・報告

(4)中まとめ

※ 議題が複数ある場合は、テーマごとに(2)(3)(4)をくりかえす
※ 予定時間に応じて、30分~1時間ごとに適宜休憩を入れる

(5)クロージング・内容の振り返り・質疑応答

※ 余裕をもって所要時間20分は見ておく

進行フローのポイント4つ

(1)導入部に基本情報の共有を設けている

とくに部署をまたいで行われる会議の場合、全員が同じ情報を得て会議にのぞんでいるとは限りません。まず冒頭で、会議が開催されることとなったそもそもの大前提を話しておきましょう。

議論のテーマごとに「中まとめ」を入れる

各テーマの議論が終わるごとに「ここではこういう話にまとまりました」などとおさらいをいれることで、参加者の理解を促します。

「クロージングに20分程度」の時間を設ける

最後に“全体のまとめ”として、“内容の振り返り”と“質疑応答”の時間を設けて、部署ごとの役割分担や方向性などを共有します。

休憩は30分~1時間ごとに

人数が多くなればなるほど、会議全体の時間も長くなりがち。参加者の集中力を切らさぬよう、1時間の会議では30分、2時間の会議では1時間経ったら休憩を入れるようにしましょう。

このように進行を工夫をして“参加者1人ひとりに内容理解をしてもらうこと”が、参加人数の多い会議を進展あるものにするカギとなるのです。

意味ある時間だったと思える「グランド・フィナーレ」も大事

私は宝塚歌劇のファンでよく観に行くのですが、ショーの一番最後の“大階段”を使ったフィナーレに毎回圧倒されます。
大きな階段が舞台中央にあらわれ、派手な衣装を身にまとった出演者たちが順番に降りてきて歌い踊る、その華麗さと迫力、スケールの大きさに心から「観に来てよかった」と思えます。

会議も同様で、「終わりよければすべて良し」という諺(ことわざ)があるように、最後がビシッと決まってまとまれば、参加者は「意味のある時間だった」と思うもの。

クロージングでは“内容の振り返り”として、司会者が決定事項と未決定事項、今後の課題などをはっきりと言います。そしてクロージング後は、司会者を筆頭に全員で「ありがとうございました」「よろしくお願いします」と言って締めくくり、次の“進展ある会議”へとつなげましょう。

いかがでしたか? 参加人数が多く長めの会議の司会を任された場合は、今回お伝えしたことを参考にメリハリをつけて有意義な時間にしてくださいね。

 


 

【取材協力・監修】

チームビルディング・コンサルタント

尾方僚(おがたりょう)

大手就職情報会社に9年間勤務した後、コンサルタントとして独立。大学や企業人事担当者向けの講演を数多く行い、企業の採用コンサルテーション・研修に従事する。現在、日本女子大学リカレント教育課程 講師、日本工業大学、デジタルハリウッド大学の非常勤講師としてキャリア系科目を担当。著書は『プレゼン以前の発表の技術』(すばる舎)、『100人の前でもキチッと話せる本』(インデックスコミュニュケーションズ)など多数。

【参考】

尾方僚(2011)『プレゼン以前の発表の技術』(すばる舎)

尾方僚(2007)『100人の前でもキチッと話せる本』(インデックスコミュニケーションズ)

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