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「会議での役割分担」と見極めで生産性アップ!【踊らず進む!会議のお作法】vol.2

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参加者が10人以上の大人数に比べ、4~6人でおこなう少人数での会議は、つい気軽な雰囲気でのぞみがち。お互いの距離が近くなり、発言自体もカジュアルになることが多いですよね。

「だからこそ、規律を保って“知的生産性を上げるための会議”にするために、役割分担やアジェンダの作成など事前の準備が不可欠です」と話すのは、チームビルディング・コンサルタントの尾方僚さん。

そこで【踊らず進む!会議のお作法】vol.2の今回は、カジュアルなゆえにいろいろと省略されがちな少人数の会議をメインに “会議での役割分担”と“自分の役割の見極め”について、尾方さんに教えていただきました。どんな規模の会議でも覚えておくべきことなので、チェックしてみましょう。

会議に参加する人の主な役割4つ

会議の参加者(主催者含む)に与えられる役割は、主に以下の4つです。

(1)司会 ※主催者を兼ねていることが多い

司会は、会議の“場をつくる”進行役。何時までに何を決めるのか、などのタイムマネジメントも行います。

事前に参加者への役割分担、アジェンダ(会議の議題・課題項目・予定表などを明記したもの)や想定される質問についての資料も作成。

主催者を兼ねている場合は、“会議の目的”と“ゴール設定”を明確にして参加者に共有します。

(2)発表者

「物事を決める」「情報共有をする」「アイデアを出す」などの会議の目的に応じて、議題を協議・決定するために必要なことや、共有事項を発表する人です。

(3)書記

アジェンダに沿った会議の進行状況や決定事項についてメモを取って記録。会議終了後、司会者と構成や記録内容を確認した上で“議事録”としてまとめ、参加者に配布します。

(4)雑務・オブザーバー

雑務は、プロジェクターやPCなどの必要機材を準備して会議で使用できるように整えます。また、参加者の席への誘導・資料の配布・飲み物の用意など、さまざまな準備を行います。

オブザーバーは、とくに発言などはせず見学のみに徹して内容を把握します。企業では、新入社員に課せられることが多いはず。

主催者はまず“会議の目的”と“ゴール設定”を明確にして参加者に共有するとともに、それぞれに担当を割り振ります。

役割を知らされなかったら…「自分なりに考えて把握する」

とくに招集された理由を知らされずに会議への参加を要請されることもあるでしょう。

そんなときは、当日会場に入ったら“自分がなぜこの会議に呼ばれたのか”を自分なりに認識してください。無関係なのに、呼ばれることはまずあり得ません。“場”を読みながら、発言する・メモを取るなどして役割を全うしましょう。

知らせておかない主催者が悪いのはもちろんですが、参加する以上は他人事のままふらっと出席するのではなく、会議参加者の自覚を持ちましょう。

役職者にこそ! 「参加してもらう意味」を伝えておく

なぜ会議に呼ばれたのか、詳細を伝えられないまま参加するケースに多いのが、いわゆる上層部の人です。

招集する司会者は、できれば事前に「この会議でAの方向性を決定したいので、アドバイスをください」「○○を話し合って決めるので、会社としてOKかどうかご教示ください」など、会議に参加してもらう目的を伝えておくといいでしょう。

 

会議は参加者全員がそれぞれの役割をやり遂げ、“知的生産性を上げる”場所。その場には、誰ひとりとして関係のない人はいません。

「会議なんてムダ」などと一蹴せず、当事者意識をもって真剣に取り組みたいものですね!

 


 

【取材協力・監修】

チームビルディング・コンサルタント

尾方僚

大手就職情報会社に9年間勤務した後、コンサルタントとして独立。大学や企業人事担当者向けの講演を数多く行い、企業の採用コンサルテーション・研修に従事する。現在、日本女子大学リカレント教育課程 講師、日本工業大学、デジタルハリウッド大学の非常勤講師としてキャリア系科目を担当。著書は『プレゼン以前の発表の技術』(すばる舎)、『100人の前でもキチッと話せる本』(インデックスコミュニュケーションズ)など多数。

【参考】

尾方僚(2011)『プレゼン以前の発表の技術』(すばる舎)

尾方僚(2007)『100人の前でもキチッと話せる本』(インデックスコミュニケーションズ)

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