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YES or NOをはっきり言うべき? 大人数会議での「参加者の心得とテクニック」 【踊らず進む!会議のお作法】vol.19

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10人以上が参加する大人数の会議は、大きな物事や方針が決まる重要な局面になることも。また、会議の参加者に自分の印象を決定づけるシーンになる場合もあり、覚悟してのぞみたいもの。では、大人数の会議に参加するときはどんな心構えで臨めばいいのでしょうか? また、自分の印象をアップさせる具体的なテクニックは?

今回は、大人数の会議に出席するときの「参加者の心得とテクニック」について、チームビルディング・コンサルタントの尾方僚さんにうかがいました。

クイズ! 大人数会議で意見するときに実践したいのは?

突然ですが、ここでクイズです。

Q.10人以上の会議で意見を言う場合、以下のうち実践したほうがいいのはどれでしょうか?

a.意見する理由や背景などをできるだけ具体的に話す

b.「YES」か「NO」かをはっきりと言う

c.表情豊かに長めに意見を述べる

ズバリ正解は……、

A.「a.意見する理由や背景などをできるだけ具体的に話す」と「b.“YES”か“NO”かをはっきり言う」です。

なぜ具体的に話したり、「YES」「NO」をはっきり伝えたりするほうがいいのか、後ほど詳しくご説明しましょう。

基本のき! 会議に「遅れない」

vol.18「社長の遅刻…どうする? “大人数の会議をスムーズに進行する”ための注意点」でも、時間厳守が大前提であることをお伝えしました。

主催者や司会者、書記、雑務係など会議を行ううえで不可欠な役割を担った場合は、自分が遅刻することでスタート時間が遅れてしまうことも。たくさんの人が時間を割いて集まっていることを忘れずに、開始時間前には部屋に入りましょう。

別の仕事ややむを得ない事情で事前に遅れることがわかっている場合は、主催者に必ず連絡しましょう。

「YES」「NO」をはっきりと言って意思表示を

参加者が大人数の会議は、複数の部署や他社の人が一堂に会する場になることが多いもの。自然と物事が決まるケースも多くなります。

部やチームの代表として参加する場合はとくに、はっきりとした意思表示を心がけましょう。
そのためには、まず事前に上司や部内の人に会議の議題に対する意向を聞いておくことが必須。会議で曖昧な返事をして他部署から面倒な仕事を押し付けられ、部に戻って同僚から大ブーイング……なんてことは絶対に避けたいですよね。

大人数会議での発言こそ「5W1H」で!

3~5人の少人数、6~10人の中人数会議だと、参加者は部内や近しい部署の人、取引先の人などが多く、事前に方向性のすり合わせや目的意識の共有などができていることも多いですよね。

しかし、10人以上の大会議ではお互いのバックグラウンドを理解しきれていない人もでてきます。その人たちに向かって「今それはできません、部全体がとても忙しいので」といった対応で納得してもらえることは不可能に近いでしょう。
「私の部署は今、こういう業務をやっていて違う方向性で進めているので、その件はお引き受けできません」など、なぜできないのか、その理由などできるだけ具体的に話しましょう。

「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(だれが)」「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どのようにして)」の、いわゆる「5W1H」を使って明確に示すことで説得力が増し、自分の部署の業務について理解を促すこともできます。

しかし、だらだらと話すのはNG。聞き手が飽きてしまうので、話は長くとも3分以内には収めましょう。

下を向かずに、口角を上げてスマイル

何人の会議であっても同じですが、会議中に下を向いていると顔を上げたときに上目使いになって相手への印象が悪くなることがあります。また、“話を真剣に聞いていない”というイメージを持たれてしまうことも。

顔はなるべく机や床と平行にしておきましょう。また、意識して口角を上げることで表情が明るくなり、つまらなそうに見えることを防げます。

そのほか、会議中に気をつけたいノンバーバル(表情・服装・態度・姿勢・話し方など、話すコンテンツ以外のほぼ全て)については、vol.10「会議中、手はどこに置くのが正解?“印象UPのノンバーバル”」などを参照してみてくださいね。

雰囲気にまかせて「漂流に乗らない」

いくら司会者がハンドリングしようとしても、意見を言っているうちに会議のテーマからそれて“漂流”しだす参加者もいるでしょう。そんなときは、その場の雰囲気や気持ちにまかせて一緒に漂流しないように気をつけてください。

司会者や主催者ではなくても、会議の目的をしっかりと把握しゴールに向かうことを心がけましょう。

【進む会議Tips】自分を飽きさせない!「メモの取り方」を工夫

大人数の会議は、所要時間1時間半~2時間というケースが多いと思います。

しかし、人間の集中力はそんなに長くは持ちません。途中で休憩時間があったとしても、ときには自分が会議に飽きてしまうこともあるでしょう。そんなときは、会議のメモの取り方を工夫してみて。

(1)「多色ペン」使いで楽しくメモ

黒1色ではなく、何色かのペンを使いわけてメモを取ってみてください。1本4色入りのボールペンを使ってもいいですね。例えば、決定したことは“赤”、保留は“緑”など自分なりのルールにのっとってメモをとります。

すると自分が発言していないときでも頭を使うので、飽きるどころか楽しくなるのです。後日見直すときにも、内容が分かりやすくて一石二鳥!

(2)「囲み」や「吹き出し」で重要なポイントをマーク

慣れてきたら、アンダーラインや丸囲みで重要なところマークしたり、吹き出しをつけてみたり。

自分を飽きさせないメモの取り方に挑戦してみましょう。

因みに、以前観たTV番組で「“ラクガキを使った議事録を作成”して企業から引っ張りだこ」という話が紹介されていました。

その方は、会議をラクガキイラストで可視化して議事録にする「グラフィックレコーディング」のプロ。描かれた議事録イラストを見ると、会議の内容や成果はもちろん、会場の雰囲気や話し手の表情や人柄までが鮮明に蘇るとのこと。

イラストが得意な人は、ぜひトライしてみるといいかもしれませんね!

 

いかがでしたか? 司会者や書記など、とくに自分に与えられた役割がない会議でも、「参加するだけだし」「たくさん人がいるから自分は発言しなくてもいいかな」などと思わず、上記を参考に臨んでくださいね。

 


 

【取材協力・監修】

チームビルディング・コンサルタント

尾方僚

大手就職情報会社に9年間勤務した後、コンサルタントとして独立。大学や企業人事担当者向けの講演を数多く行い、企業の採用コンサルテーション・研修に従事する。現在、日本女子大学リカレント教育課程 講師、日本工業大学、デジタルハリウッド大学の非常勤講師としてキャリア系科目を担当。著書は『プレゼン以前の発表の技術』(すばる舎)、『100人の前でもキチッと話せる本』(インデックスコミュニュケーションズ)など多数。

【参考】

尾方僚(2011)『プレゼン以前の発表の技術』(すばる舎)

尾方僚(2007)『100人の前でもキチッと話せる本』(インデックスコミュニケーションズ)

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