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「もっと上げたい業務効率」改善のコツは?【行動科学で解決!お悩み相談室4】

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「今夜もヨガに行けなかった」「たまった家事を片づけたかったのに、また残業……」プライベートが充実しないことで、仕事のストレスはさらに増大! そんな負のスパイラルにハマっていませんか?

『kufura』では、20代から40代の働く女性352名にアンケートを実施。この連載では、寄せられた仕事の悩みに関する解決法を、行動科学コンサルタントの冨山真由さんにお答えいただきます。

第4回目のテーマは“仕事の効率化”です。

「業務量」「職種」が効率化のジャマをする⁉

アンケートでは、仕事の効率化に悩む様々な声が寄せられました。中でも多かったのは、以下2つの悩みです。

悩み1:「業務量」の多さがネックで効率化できない!?

「効率化を進める部署にいるが、自身が忙しく対応できていない」(36歳/金融関係)、「やることが多すぎて頭の中が整理できなくなる」(33歳/総務・人事・事務)、「勤務時間に比べて仕事量が多い」(41歳/主婦)など、業務量が多いことで効率化まで着手できない様子が伺えました。

悩み2:「職種」そのものが効率化に向いていない!?

「予約制なので、前のお客様の時間が伸びると業務を効率よく回せなくなる」(23歳/営業・販売)、「人と絡む仕事はなかなか終わらないのが現実」(36歳/総務・人事・事務)、「次これをしようと段取りを組んでいるが、お客さんに捕まってしまうとそれが狂う」(27歳/営業・販売)など、職種上、なかなか効率化できない状態に悩む声が目立ちました。

具体的に解決していくにはどうしたらいいのでしょうか? 代表的な質問について、行動科学コンサルタントの冨山真由さんに考えていただきました。

【悩み1:業務量】アプリやソフトを有効活用してもっと効率よく!

Q.1 効率化を図るための改革をしたいけど、目の前の仕事に追われ、手がつけられていない(35歳/その他)

A.1 アプリやソフトなど、ツールを積極的に活用してみてください!

「とてもポジティブな悩みですね! ある程度、仕事がデキる方だとお見受けします」と冨山さん。しかし、業務を効率化するためには、どんなタイプであっても、とあるステップを踏むのが必須だそう。

「自分がやっている業務をバーッと書き出すという“行動の棚卸し”をしてみてください。そこに無駄な作業があれば、それが効率化への糸口。すぐに改善策を考えましょう」(冨山さん)

例えば、複数人に資料を送る時。Eメールを使用すると、メールソフトを開いて、宛先を選んで、本文を書いて、書類を添付して……と意外に手間がかかるもの。それを「書類をそのまま共有フォルダに格納する」というルールを作ってしまえば、1ステップで済みます、と冨山さん。

「まわりにソフトやアプリがあり、すぐに効率化できる時代。専用のスマホアプリをインストールしておけば、移動中であっても、フォルダの格納や上司への報告などあらゆる業務に対応できますよね。

業務上必要なツールが見つかったら、社内・部内で使用するルールを作ったり、書類フォーマットを一本化するだけで、作業効率はグッとUPするはずです」(冨山さん)

とはいえ、全社的、部署全体で改革、となるとコトが大きくなるのも事実。

「はじめから大きな改革をしようとせず、まずは、自身の業務から少しずつ改善してみてください」(冨山さん)

【悩み2:職種】1日当たりの限度量を決めれば、上手に区切りをつけられる!

Q.2 働く時間はすでに決められているのに、それを上回る仕事の量がある時、どうすれば時間を短縮できるか悩むことがある。帰宅後は勉強もしなければならない(29歳/研究・開発)

A.2 区切りのつけにくい業務であれば、1日当たりの限度量を定め、それを守ってみてください

「これは、研究や開発をされている方なら、誰もがぶち当たる壁かもしれません」と、冨山さん。

一般的に、研究開発・職人系の業務は、中途半端な状態のままに放置できないものがほとんど。「一度手をかけたものは、今日中に終わらせてしまいたい」という思いから、残業が増えるのではないか、と冨山さんは推測します。

「この場合は、“商品テストは1日3回まで”などルールを作り、それに徹してみてはいかがでしょうか? 毎日続けることによって、その行動は“習慣”になります。すると、たとえ作業が中途半端になっても、そのことに対しての罪悪感やストレスは感じづらくなります」(冨山さん)

また、もし同僚が早く退社していて、自分だけが業務時間内に終わらないという場合は、自分自身の行動に原因がある可能性が。 Q.1と同様、行動の棚卸しをし、無駄がないかどうかを確認することが必要だと冨山さんは指摘します。

帰宅後の勉強については、

「近ごろは社員の義務として英語のスキル向上を掲げている企業が多く、“それが辛い”という声も。しかし、仕事をしている以上、何らかの勉強とは切っても切り離せないものです。一方で、多忙な日常生活の中、まとまった時間を確保するのはむずかしい。そこで、勉強内容を細分化し、スキマ時間を活用して行う“ながら学習”をおすすめしています」と冨山さん。

まず“英単語を1日20個覚える”“ポットキャストで英会話を15分聴く”などスモールゴールを決め、それを通勤時などに行うようにする。それを続けていくことで習慣化し“勉強するのがイヤだなあ”などの感情も薄れていくといいます。

「行動科学の基本的な考え方は、小さな行動を積み重ねながら、少しずつ目標に近づけていくこと。いきなり大きな目標を掲げると挫折しやすくなります。これは仕事も勉強も同様ですね」(冨山さん)

 

いかがでしたか?

自らの行動を見つめ直すのが、効率化の第一歩のようですね。

心当たりのある方もない方も、実践してみる価値はありそうです!

 

取材・文/濱登良子


 

【取材協力】

冨山真由

行動習慣コンサルタントの第一人者。人の行動に焦点をあてる手法と技法を提供。大手企業から業種業態を問わず幅広く研修を導入し登壇。著書に『1%の素敵な人だけが実践しているなりたい自分になる方法』『今すぐ!集中力をつくる技術』『どうして?自分に聞く力で問題解決!』など。

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