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コクヨ社員に聞く!移動らくらく「フリーアドレス」オフィスの整理術

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最近、増えつつある「フリーアドレスオフィス」。固定の個人デスクを用意せず、カフェのように空いている席について仕事をする新しいオフィス形態が、注目を集めています。

固定されたメンバー以外のスタッフとの交流が生まれるなどの効果が期待できますが、気になるのは“荷物の管理”。フリーアドレスで働いている社員さんはどのように荷物を管理しているのでしょうか。

今回は、フリーアドレスを取り入れているコクヨ株式会社の広報担当、伊藤裕美さんにフリーアドレスの働き方について詳しくうかがいました。

荷物はロッカーと「社内用モバイルバッグ」で管理

—書類などの荷物全て持ち帰っているのでしょうか?

伊藤裕美さん(以下、伊藤さん):いえ。社員には、ファイルボックスが4つ入るくらいの大きさのパーソナルロッカーが用意されていて、そこに必要な荷物を置いています。

—パーソナルロッカーには何を入れているのでしょうか?

伊藤さん:ファイルボックス3つ分の書類(あまり頻繁には使わないもの)や小物と、『モ・バコ』という社内用モバイルバッグを入れています。『モ・バコ』にはケーブル、パソコン、新商品のカタログ、総合カタログ、日々使う書類の他、細々したものを入れたバッグインバッグなどが入っています。

会社に着いたらロッカーに行って、『モ・バコ』を取り出して自分のバッグをしまいます。その後、空いている席につくという感じです。

—『モ・バコ』の利点はどんなところでしょうか。

伊藤さん:ファイルボックスと同じくらいのサイズで収納しやすく、自立するのでとても使いやすいです。ペンを入れるところなどもあって整理もしやすいですね。

本当に必要?持ち物を今一度見直し

—ロッカーがあるとはいえ、デスクに比べて使えるスペースはかなり少なくなったかと思います。どんな荷物を減らしましたか?

伊藤さん:そうですね。ハサミとかノリは社内で共用のものを使うようになりました。

—文房具は持っていると使いたいときにすぐ使えて、便利な気がしてしまいますが……。

伊藤さん:持っていれば共用スペースまでわざわざ歩かなくて済むので、便利と言えば便利なんですけどね(笑)。ただ、「わざわざ毎日持ち運ぶほど使うか?」と考えるようなものは持ち歩かないようになりました。

—確かに、毎日使うわけじゃないですもんね。

伊藤さん:もちろん人によっては手元に全てが揃っていた方が効率が上がるという人もいると思うので、人によっても違ってくると思います。実際にやってみて、私の場合はモノが少ない方がかえって効率が上がったんですよね。

—なるほど。自分の持ち物を一度見直してみると新たな発見があるかもしれませんね。

モノを減らすことによるメリットって?

—もともと固定席のオフィスだったとのことですが、最初に職場がフリーアドレスになると聞いた時、どう思いましたか?

伊藤さん:「本当にできるのかな?」という気持ちはありましたね。ただ、実際に始まってみたら意外とこの荷物量で完結しているんですよ。

—モノが減ったメリットってありますか?

伊藤さん:何がどこにあるかが分かりやすくなってすっきりしましたね。これまではデスクの置き場所分だけ書類が溜まっていって、“片付ける・捨てる時間”をわざわざ用意していましたが、スペースが減ってからは「このスペースに収める」と決めているので、わざわざそういう時間をとる必要がなくなりました。

—なるほど、それは確かに大きな発見ですね。

 

今回はフリーアドレスでの荷物整理についてうかがいましたが、フリーアドレスでなくとも、会議移動に社内モバイルバッグを活用したり、デスクに置きっ放しの書類をその都度処分するなど、活かせる工夫がたくさんありました。

伊藤さんにはこの他、オフィスのデスク周りの詳しい整理術、バッグの整理術についてもお話を伺いましたので、そちらもぜひチェックしてください!

 

【参考】

※ コクヨ株式会社(2017)『コクヨのシンプル整理術』(KADOKAWA)

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