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引き出しの中身が一気にスッキリ!コクヨ社員の「デスクまわりの整理術」

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いつも使う会社のデスク。「きちんと整頓されたデスクで気持ちよく仕事がしたい」とは思っていても、仕事が忙しいとつい後回しになりがち。たまに片付けても気付くと元どおり……という方も多いのでは。

そこで今回は、今年10月に社員が実際に行っている100通りの整理術を紹介した書籍『コクヨのシンプル整理術』を発売したコクヨ株式会社の広報担当・伊藤裕美さんに、書籍の中に登場するデスク周りの整理術について詳しくうかがいました。

文房具が定位置に!引き出しの中に「滑り止めマット」

—まず、引き出しの中の整理について、気を付ける点とは何でしょうか?

伊藤裕美さん(以下、伊藤さん):引き出しにあまりものを入れていないと、引き出しを引いた時に中のものがスライドして中身がごちゃごちゃしてしまいますよね。

—そうなんです。だからぎゅうぎゅうにものを詰めて……でもそうすると、今度はモノが見つからなくなったりして。

伊藤さん:そうそう(笑)。そんな時、引き出しの中に、100均ショップなどで販売している滑り止めマットを敷くことで、モノがスライドするのを防いでいる社員がいます。

—わ! これすごいですね! 

伊藤さん:モノを少なくすることで何がどこにあるか一目で分かります。またモノの定位置を決めることもとても大切です。位置が決まっていないとその都度探すことになってしまいます。

書類の入れ替えが簡単に!「楽にラベリング」できるファイル

—ごちゃごちゃにならない書類整理術ってありますか?

伊藤さん:クリアホルダーって、一見何が中に何の書類が入ってるのが分からないということがあると思います。クリアホルダーにラベル付けができる商品を使うのがおすすめです。

—なるほど、こうしてマスキングテープや付箋を使用すれば、何度でも手軽にラベルを交換することができますね。

伊藤さん:クリアホルダーに入ってる書類は“ストック”でなく、“フロー”、動いていく書類だと思います。付箋やマステを使ってラベリングすると、何の書類が入っているか分かりやすくなるうえ、簡単に入れ替えをすることができます。

ただの箱に「名刺を付箋でラベリング」して収納!

—最後に名刺の整理はどうでしょうか。

伊藤さん:名刺管理といえばファイリングと思っていたのですが、ファイリングしてしまうと順番の並び替えができなかったり、かといって電話帳のようなタイプは仰々しかったりしますよね。

そこでおすすめしたいのが、この社員が行っている、付箋で仕分けて箱にそのまま入れる方法です。

—なるほど! 箱に入れるだけだと探すのも一手間ですが。付箋を使うことで一気に探しやすくなりますね。

伊藤さん:この社員は名刺に付箋を貼って、業種別にインデックスを貼って管理しています。

—業種以外にも、会社や名前順などの項目をつけることもできてとても便利ですね。

伊藤さん:箱と付箋だけのシンプルな整理ですが、これでも十分使いやすく整理することができます。ここで言う整理というのは綺麗にきちっとしまうことではなくて、あくまで効率を上げることが目的です。いつでもその状態を楽に保てることも重要なポイントだと思います。

 

どんなに綺麗に片付いていても、その状態を保つことに時間や労力がかかるようではなかなか続きません。スッキリした状態と効率のよさの一番いいバランスを探ることが大切なのかもしれませんね。

このほか、伊藤さんには、バッグの整理術、フリーアドレスオフィスの荷物整理についてもお話をうかがいましたので、次回またチェックしてくださいね。

 

【参考】

コクヨ株式会社(2017)『コクヨのシンプル整理術』(KADOKAWA)

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