もっと「伝わる」メールが簡単に書ける3つのコツとは？

メールの書き出しって迷いますよね。いきなり本題に入っていいのか、挨拶はどのように表現すれば？などなど。山口さんによると、伝わるメールは“書き出し”が大事とのこと。

「伝わらないメールって、何を言いたいのかポイントがよくわからないことが多い。そういうメールの多くは“詳細から語ってしまっている”んです。

物事の細部から語られても、“え？何の話？”となってしまうのは当然ですよね。まず、メールの最初に、『このメールは、こういう内容です』と、大枠＝結論を書いてあげると、整理されますよ。

例えば、ごはんのお誘いを断るメールの場合。

伝わるメール：
せっかくのお誘いですが、今回は参加を見送らせていただきます。
7日は大阪出張で帰京が20時を過ぎるためです。

伝わらないメール：
7日は朝から大阪へ行き、大阪支社で仕事を済ませてから帰京します。もしかすると、帰京は20時を過ぎるかもしれません。せっかくのお誘いですが、今回は参加を見送らせていただきます。

このように比べてみると“結論を先に”書いたメールの伝わりやすさが、わかりますね」

（「」内山口さん。以下同）

文章は、書く順番だけでなく、文章自体の“長さ”も、大切だそう。

「伝わるメールというのは、総じて文章ひとつひとつはとても短いんです。

肌感覚で言うと、1文を長くても70文字以内に抑えると読みやすい。もしそれ以上になりそうであれば、どこかで句点『。』を打って、一度文章を切りましょう」

 山口さんの言う、1つの文章の最大文字数70字というのは、スマホ画面であれば大体3行ほどでまとまる文章。文章が長いと相手に理解されにくく、さらに誤解を招きやすい文章になりがちです。

長くなってしまったなと思ったら、情報は多すぎないか、余計な修飾語がないかを一度チェックしてみましょう！

最近では職場や学校関係の連絡網としても使われるSNS。 メールより気軽にやり取りができてとても便利ですが、 相手からの返事が遅かったり、急に絵文字が減ったりするだけで、“なにか問題があっただろうか？”と、不安になりますよね。

「自分が書いた文書に返信がないと、失礼だったのでは？と、つい思いがち。ですが、それは“相手が実際に怒っている”とわかったときに、考えればいいと思うんですよね。

時間がなくて返事ができなかっただけだったり、たまたま絵文字を使わなかっただけかもしれない。相手の文面に対して、あまり深読みしないこと。

自分で“失礼のない文章を書いたな”、と思えれば、あとは必要以上に考えすぎない、気を揉まないということも、ストレスの少ないコミュニケーションのためには大事なのかなと思っています」

たしかに！　相手の状況が見えないまま、気を揉んでいる時間はツライものです。 SNSのやりとりでは、考えすぎない、深読みしすぎない習慣も、自分をラクにしてくれます。

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文／古橋祐也