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もっと「伝わる」メールが簡単に書ける3つのコツとは?

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メールのやりとり、すんなりできてますか? 『kufura』と、J-WAVEがタッグを組んだラジオ番組『KURASEEDS(クラシーズ)』(月〜木 朝5〜6時)では、毎朝暮らしに役立つヒントをお届けしています。今回のテーマは「”伝わる”メールの書き方」。

「はじめまして」のご挨拶も増えるこの季節。失礼のない、そして気持ちの伝わるメールを悩まず書けるようになれたら!ということで、“文章の書き方”について多数の著書がある山口拓朗さんに、書き方のコツを教えていただきました。

この3つを注意すれば「伝わる」メールに!

今回お話を聞いたのは、伝える力【話す・書く】研究所所長の山口拓朗さん。

ここ数年のリモートワークの広がりでメールの必要性が増したこともあり、山口さんのもとには「メールがうまく書けないんです……」というお悩みが、多数寄せられているそう。

そんな悩める方々へのアドバイスを、具体的に3つ、教えていただきました!

1:「結論を先に」書きましょう

メールの書き出しって迷いますよね。いきなり本題に入っていいのか、挨拶はどのように表現すれば?などなど。山口さんによると、伝わるメールは“書き出し”が大事とのこと。

「伝わらないメールって、何を言いたいのかポイントがよくわからないことが多い。そういうメールの多くは“詳細から語ってしまっている”んです。

物事の細部から語られても、“え?何の話?”となってしまうのは当然ですよね。まず、メールの最初に、『このメールは、こういう内容です』と、大枠=結論を書いてあげると、整理されますよ。

例えば、ごはんのお誘いを断るメールの場合。

伝わるメール:
せっかくのお誘いですが、今回は参加を見送らせていただきます。
7日は大阪出張で帰京が20時を過ぎるためです。

伝わらないメール:
7日は朝から大阪へ行き、大阪支社で仕事を済ませてから帰京します。もしかすると、帰京は20時を過ぎるかもしれません。せっかくのお誘いですが、今回は参加を見送らせていただきます。

このように比べてみると“結論を先に”書いたメールの伝わりやすさが、わかりますね」

(「」内山口さん。以下同)

2:文章は短く。1文は長くても70文字以内に!

文章は、書く順番だけでなく、文章自体の“長さ”も、大切だそう。

「伝わるメールというのは、総じて文章ひとつひとつはとても短いんです。

肌感覚で言うと、1文を長くても70文字以内に抑えると読みやすいもしそれ以上になりそうであれば、どこかで句点『。』を打って、一度文章を切りましょう」

 山口さんの言う、1つの文章の最大文字数70字というのは、スマホ画面であれば大体3行ほどでまとまる文章。文章が長いと相手に理解されにくく、さらに誤解を招きやすい文章になりがちです。

長くなってしまったなと思ったら、情報は多すぎないか、余計な修飾語がないかを一度チェックしてみましょう!

3:お決まりの言い回しは「言い換える」工夫を!

ビジネスシーンでよく見かける “お世話になっております”と“よろしくお願いします” 。定型文として使っている方も多いのでは? でも一体何についての“お願いします”なのか、具体的に書かれていないケースも結構あったりしますよね。

「例えば、出欠の確認のメールであれば、

『明日の15時までにご返信ください』

と書いておけば、相手は返信しなくては、と意識してくれます。それを、

『出欠のご案内です。よろしくお願いします』

と書いてしまうと、相手は返事を急いでるとは思わず、放っておいてしまう可能性も。ですので、相手に“してもらいたい行動”を具体的に表現することも、おすすめしたいと思います。

同じように、初めて連絡する方に、『お世話になっております』と始めるのは、少し違和感がありますよね。 失礼がないかを考えるあまりつい使ってしまいがちですが、 この場合は『はじめまして』や『突然のご連絡を失礼します』とスタートするのもいいですね」

ここにあげた例に加えて、少し期間が空いてしまった相手には『ご無沙汰しています』『お変わりありませんか?』に置き換えることで 、“気持ちのやり取り”が生まれやすくなるといいます。

SNSのやり取りは「気にしすぎない」ことも大切!

最近では職場や学校関係の連絡網としても使われるSNS。 メールより気軽にやり取りができてとても便利ですが、 相手からの返事が遅かったり、急に絵文字が減ったりするだけで、“なにか問題があっただろうか?”と、不安になりますよね。

「自分が書いた文書に返信がないと、失礼だったのでは?と、つい思いがち。ですが、それは“相手が実際に怒っている”とわかったときに、考えればいいと思うんですよね。

時間がなくて返事ができなかっただけだったり、たまたま絵文字を使わなかっただけかもしれない。相手の文面に対して、あまり深読みしないこと。

自分で“失礼のない文章を書いたな”、と思えれば、あとは必要以上に考えすぎない、気を揉まないということも、ストレスの少ないコミュニケーションのためには大事なのかなと思っています」

たしかに! 相手の状況が見えないまま、気を揉んでいる時間はツライものです。 SNSのやりとりでは、考えすぎない、深読みしすぎない習慣も、自分をラクにしてくれます。

ラジオ番組『KURASEEDS(J-WAVE)』では、これからも暮らしを豊かにする情報をお届けしていきます。ぜひラジオも併せて聴いてみてくださいね!

文/古橋祐也


山口拓朗

出版社で編集・記者を務めたのちフリーライターに。2,700件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は「論理的に伝わる文章の書き方」等の実際的なノウハウを提供。中学生にもわかる言葉で解説する丁寧な語り口に定評がある。著書に『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』(明日香出版社 )他、多数。
山口拓朗公式サイト

 

【 ラジオ番組 『KURASEEDS』(クラシーズ)】

放送局:J-WAVE(81.3FM)

放送日時:月~木曜日  AM5:00~6:00 

「暮らしに役立つ」いろいろなヒントを、気持ちのいい音楽とともにお伝えしていく生番組。ナビゲーターは、山中タイキさんと『kufura』編集長の佐藤明美。ラジオと同時に kufuraのインスタグラムアカウント(@kufura)からも、毎朝インスタライブで生配信しています。

その日の放送内容を、山中タイキさんが自身の言葉で綴っている番組のインスタグラム( @kuraseeds813)も読み応えたっぷり。

radikoでは番組終了後から1週間、24時間いつでも無料でお楽しみいただけます!

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