日程調整でムダなやりとりを発生させる
nullミーティングやアポイントの日時をメールやチャットツールなどで相談する際、相手が迷うような投げかけをする方がいます。
例えば、
「○日の13時～15時はいかがですか？」
これだけだと、相手は「13時～15時までの2時間ということ？それとも13時～15時の間で30分とか1時間とかいうこと？」と迷います。
それをメールで聞き返し返答を待つとなると、手間と時間がかかります。相手が迷わないような提示をしたいものです。
日程調整については、メールの往復を最小限に抑えるよう心がけましょう。次も、やりがちなNGパターンです。
あなた：「来週、ミーティングをお願いします」
相手：「では、○日の×時～でいかがでしょう」
あなた：「申し訳ありません。その時間は別件が入っております。他の候補をお願いします」
相手：「では、△日の□時～ではいかがでしょう」
これも、最初から自分の候補日時やNG日時を伝えた上で依頼すれば、メールの往復は1回で済みますよね。
メールの件名と内容が一致していない
null以前にメールをやりとりした流れで、用件が変わっても「Re：～～～」としてメールを送ってはいませんか。
相手にとってみれば、後でメールを読み返したいとき、件名から目的のメールをすぐに見つけ出すことができず、“イラっ”とさせてしまいます。「気が利かない」という印象につながりかねません。
「お疲れ様です」「○○部の××です」などの件名も、内容が不明で後から検索しづらいもの。件名には、プロジェクト名や顧客名など、後で検索しやすいワードを入れるようにしましょう。
相手の「時間」に無頓着
null多くの人は、時間の制約の中で動いています。そのことへの配慮がなく、自分のペースを崩さない方も見受けられます。
例えばミーティング中、相手が次のアポや残っている仕事を気にしてチラチラ時計に目をやっているのに、それに気付かず重要でもない話をダラダラ続けるのはNG。
「お時間、何時までよろしいですか？」と最初に確認しておき、時間が来たら「そろそろお時間ですね」とスッと切り上げられる人は「配慮がある」と好印象を抱かれます。
同様に、相手が集中して作業しているときや出かける直前などに、緊急でない相談を持ちかけるのも好ましくありません。相手の時間を尊重できる人が、ビジネスパーソンとしての評価を得られるのです。
メモを取らずに後から聞き直す
null説明を受けているときに、まったくメモを取らない人にもよく遭遇します。相手からすると「大丈夫かな？ちゃんと頭に入っているのかな？」と不安になります。そして、説明したことを後になって聞き返す。これでは「ダメだ、この人……」と思われてしまいますよね。
ミーティングなどの「準備」をしていない
nullミーティングにしても取引先への訪問にしても、事前準備を何もしないのはNGです。「話を聞いてみてから動く」ではなく、その日の議題をふまえて参考になりそうな資料や事例などを前もって準備しておけば、話がスムーズに進んだり、2回のミーティングが1回で済んだりすることもあります。そうすれば「デキる人」という評価にもつながるでしょう。
「心当たりがあるかも」という方は、ぜひ意識して、良い習慣を付けてください。
構成／青木典子
