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「議事録」を残す目的は?しっかり伝わり、しっかり役立つ議事録の書き方

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会議の内容を記録する“議事録”。何のために作成し、どんな場面で役立っているのでしょうか? 実際に議事録を担当することになったら、おさえておきたいポイントは?

【「なんだか品がいい」と言われる女性のビジネスマナー】19回目の今回は、議事録の目的や書き方についてお届けします。解説して頂いたのは、キャリア形成やビジネスマナーを専門とするライフスタイリストの北條久美子さんです。

議事録の目的とは?

皆さんは、議事録をなぜ作成するのか、疑問に感じたことはありませんか? 議事録の作成に追われながら「読まれないかもしれないのに、なぜ作成する必要があるのだろう」と感じている方もいらっしゃるかもしれません。

そんな議事録には、3つの大切な役割があります。

(1)会議に参加していない人に正確な情報を残す

参加できなかった人が会議の内容を把握することができます。

(2)会議の決定内容に関して、認識の齟齬を防ぐ

決定事項、討議内容について“言った・言わない”の事態を避けるために役立ちます。

(3)次回の議題設定や会議進行に使用できる

定例会議の場合には、次の議題や懸案事項についての情報を共有することで、次回の会議進行に役立ちます。

重要な会議になればなるほど議事録の必要性は高くなります。

議事録にはどんな内容を書く? 具体的な書き方

議事録の例

議事録は、基本的に職場のフォーマットに沿って作成します。会議の規模や内容、社外の人と共有するかどうかによって、記載内容は異なりますが、以下のような情報を網羅したものが一般的です。

【必要な情報の例】

・会議名

・議題

・日時

・場所

・参加者名

・決定事項

・討議内容

・次回開催日時、次回議題

・記録者

討議内容や決定事項については箇条書きで記入していきます。

内容が込み入っていたり、決定に至る背景が見えにくい場合には、必要に応じて重要な発言を発言者の名前つきで記録します。こうすることで、後から読む人が読んだとき、会議の流れが見えやすくなります。

議事録の送り方は?

議事録の共有は、職場のルールに沿って行います。WordやExcelで作成したものをメールに添付して関係者に一斉送信するケースや、“共有フォルダ”“共有ドライブ”に保存するケースが多く見られます。

また、重要な会議の際には上司や同僚のチェックを経てから共有する場合もあるでしょう。

近年では、メールの本文欄に議事録の内容を入力してそのまま送信したり、メール以外のコミュニケーションツールを使用するなど、職場によって共有方法が多様化していますので、部署の先輩や上司に確認しましょう。

議事録はいつまでに仕上げる?

議事録は、可能な限り当日配布を目指します。会議に参加していない人に会議の内容を共有するためにもスピード感を持った作成を心がけましょう。

そうはいっても、中には社内外の人が集まった重要な会議で、議事録が多くの関係者に閲覧されるケースも想定されます。録音した音声を丁寧に文字に書き起こすなどのプロセスを要する場合には、作成にある程度の時間がかかります。

その会議をキッカケにプロジェクトが動き出す……というような重要な局面においては、正確さを最優先事項として、“できるだけ早く”を心がけましょう。

議事録担当者は会議で発言してもいい?

議事録担当になると、議事録を作成することに集中してしまいますが、記録者も会議の参加者であることに変わりありませんから、会議で発言をすることは可能です。

議事録作成者には、ねぎらいの言葉を

議事録作成は、じっくり読まれることはないかもしれないけれど、なくなってしまったら困る書類の一つ。

慣れないうちには気を遣いますし、時間もかかる仕事です。

もし、皆さんが議事録を受け取る立場であれば、作成者に対して「お疲れ様」「ありがとうございました」という言葉を忘れないようにしたいものです。

 

今回は、議事録の目的や作成方法について北條久美子さんに解説していただきました。

北條さんによれば、議事録作成は、会議の流れを俯瞰できる奥の深い仕事だそう。作成の目的を踏まえたうえで、いざというときに役に立つような議事録の作成を心がけましょう。

【取材協力】

北條 久美子

東京外国語大学を卒業し、ウェディング司会・研修講師を経て、2007年 エイベックスグループホールディングス株式会社人事部にて教育担当に。2010年にキャリアカウンセラー・研修講師として独立。全国の企業や大学などで年間 約2,500人へビジネスマナーやコミュニケーション、キャリアの研修・セミナ―を行い、顧問として企業の人財育成や教育体型の構築にも携わる。現在はライフスタイリストとしてワーク(仕事)寄りだった人生を、生きること=ライフにシフト。睡眠マネジメントやマインドフルネスなどをワークに取り入れ、自分らしく、かつ生き方(ライフスタイル)を美しくすることを自らも目指し、それを広める場作りに力を入れる。著書に『ビジネスマナーの解剖図鑑』(エクスナレッジ)、『働き方のセブンマナー』(講談社)ほか。

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