「議事録」を残す目的は？しっかり伝わり、しっかり役立つ議事録の書き方

皆さんは、議事録をなぜ作成するのか、疑問に感じたことはありませんか？　議事録の作成に追われながら「読まれないかもしれないのに、なぜ作成する必要があるのだろう」と感じている方もいらっしゃるかもしれません。

そんな議事録には、3つの大切な役割があります。

（1）会議に参加していない人に正確な情報を残す

参加できなかった人が会議の内容を把握することができます。

（2）会議の決定内容に関して、認識の齟齬を防ぐ

決定事項、討議内容について“言った・言わない”の事態を避けるために役立ちます。

（3）次回の議題設定や会議進行に使用できる

定例会議の場合には、次の議題や懸案事項についての情報を共有することで、次回の会議進行に役立ちます。

重要な会議になればなるほど議事録の必要性は高くなります。

議事録の共有は、職場のルールに沿って行います。WordやExcelで作成したものをメールに添付して関係者に一斉送信するケースや、“共有フォルダ”“共有ドライブ”に保存するケースが多く見られます。

また、重要な会議の際には上司や同僚のチェックを経てから共有する場合もあるでしょう。

近年では、メールの本文欄に議事録の内容を入力してそのまま送信したり、メール以外のコミュニケーションツールを使用するなど、職場によって共有方法が多様化していますので、部署の先輩や上司に確認しましょう。

議事録は、可能な限り当日配布を目指します。会議に参加していない人に会議の内容を共有するためにもスピード感を持った作成を心がけましょう。

そうはいっても、中には社内外の人が集まった重要な会議で、議事録が多くの関係者に閲覧されるケースも想定されます。録音した音声を丁寧に文字に書き起こすなどのプロセスを要する場合には、作成にある程度の時間がかかります。

その会議をキッカケにプロジェクトが動き出す……というような重要な局面においては、正確さを最優先事項として、“できるだけ早く”を心がけましょう。

議事録担当になると、議事録を作成することに集中してしまいますが、記録者も会議の参加者であることに変わりありませんから、会議で発言をすることは可能です。

議事録作成は、じっくり読まれることはないかもしれないけれど、なくなってしまったら困る書類の一つ。

慣れないうちには気を遣いますし、時間もかかる仕事です。

もし、皆さんが議事録を受け取る立場であれば、作成者に対して「お疲れ様」「ありがとうございました」という言葉を忘れないようにしたいものです。

今回は、議事録の目的や作成方法について北條久美子さんに解説していただきました。

北條さんによれば、議事録作成は、会議の流れを俯瞰できる奥の深い仕事だそう。作成の目的を踏まえたうえで、いざというときに役に立つような議事録の作成を心がけましょう。