1：ミスが出ない「環境」を作る
あなたのデスクは今どんな状態ですか？ 何がどこにあるか、きちんと把握していますか？ デスクの上に書類が山積みになっていたり、引き出しの中に不要な書類がたまっていたりしませんか？
「書類を紛失する、というのは大変よくあるミスです。書類を紛失しないためには、書類置き場を決めておくことが重要です。また、保管は“案件ごと”や“時系列”など、後から取り出しやすい方法を決めておくことも重要です。
また、うっかり忘れというミスも多いのですが、“とにかくメモを取る習慣”をつけることで避けられます。これぐらい覚えられる、と自分を過信せず、ちょっとしたことも書き取っておくのがポイントです」
2：「ミスは慣れた仕事にこそ起こるもの」と心得る！
どんなに何度も確認をしても、間違いはどうしても起きるもの。「エクセル計算式に誤りがあって合計が間違っていた」「請求書の数字をまちがえた」などはよくありがちなミスですが、少しの注意で事前に防ぐことができるようなものです。
「ケアレスミスが起こりやすいのは慣れた仕事のケースが多いのです。いつも行っている仕事に日々十分な注意を払って集中するのは難しいこと。ミスを起こさないというよりは、ミスは起きるものと捉え、必ず最終チェックを行うようにしたいものです。チェックを行うときは、名前・金額・日付など、重要なポイントを押さえてチェックします。
自分でダブルチェックを行うほか、2名以上でチェックをする体制を整えたり、作った書類を1日寝かせて、次の日に新しい目で確認をするなどもよいでしょう」
簡単な仕事だからと言って自分を過信せず、いろいろな工夫を重ねて改善すればミスは減らせそうですね。
3：「一人の時間」を活用してミスゼロに！
「周りに気を取られて集中力を欠くことも、凡ミスを引き起こす要因です。急な仕事の依頼や質問・相談など、あなたの仕事の手を止めるものは様々です。目の前の仕事に集中ができないと、入力ミスやヌケ・モレが起こりやすいというのは当然です。
周りの人にお願いをして少し一人にしてもらったり、集中が必要な仕事は朝早く来て、人がいない・電話がならない静かな環境を確保するなどするとよいでしょう」
確かに電話がならないだけでも仕事がはかどりそうですね。みなが出社した後は会議室をおさえてこもって作業をするのも効果的でしょう。
以上、“うっかりミスをなくす方法”でしたが、いかがでしょうか？
著書には多くの小ワザが紹介されていましたが、まず上記のような“マインド”を持っておくことが重要ではないでしょうか。ミスをそのまま放置せず「減らしていこう」という気持ちや、「どうやったらミスを減らすことができるだろうか」という考え方があってこそ、はじめて“小ワザ”もいかされてくるのではないかと思います。
ぜひ、あなたも“ミスゼロ”を目指して、今日から業務改善に取り組んでみてください！
【取材協力】
※ 藤井美保代（ふじい・みほよ）・・・株式会社ビジネスプラスサポート代表。「輝く人材づくりを支援する」を理念に、人と組織が豊かで幸せになることを実現するための研修、セミナー、コンサルティングをこれまでに1,000社以上で展開。現在も年間150日は事務改善や5S活動コンサルティング、資産価値の高い組織実現に向けての人材開発指導を行っている。また、女性が内と外から輝く場づくりに今後はより力を入れ、「女性の立体自立」をテーマに支援領域を拡大している。
2017/4/18 BizLady掲載
執筆／坂口由乃
