1：10分前に着席し、冒頭から空気を和ませる
まずは会議本来の目的である、“皆で集まり、建設的な話し合いをし、よりよい結論を導き出す”ことを達成することが大切。
プレゼンテーションなどでも同様ですが、人より早くその場所に行き、コミュニケーションを率先して取り始めることで、会議の雰囲気を作り出すことができます。会議に集まってきた人にはポジティブな声かけをし、自由に発言できる空気感を作りましょう。
そうすることで沈黙続きの会議ではなく、活発な意見が出やすくなると同時に、あなたが意見を言ったときに他人が同意してくれる確率が高まります。
2：何を話し合うべきか、議題一覧を確認する
本来であれば議長の仕事ですが、もし議長が“今日話し合うべきこと・決定すべきこと”を整理せずに会議を進行しようとした場合は、ダラダラ会議の危険信号！
「みなさんすでに議題を把握されているかと思いますが、もう一度今日の議題を確認させていただけますか？」などと声をかけ、その場の全員が同じ目的をもって会議を進めるようにしてください。そうすれば会話の脱線を最小限に抑制することにつながります。
3：会議終盤では“今日の結論”を確認する
話し合いも佳境。ダラダラ会議によくありがちなのは、まだ時間が余っているからと話が別のところにそれたり、ムダ話に花が咲いたりしがちです。そんな空気になってきたら、「今日のお話を確認したいのですが」と切り出し、“課題と結論”を順に確認し、全員の同意を得ましょう。
話を俯瞰してまとめることで、会議は終わったと皆で認識をひとつにすることができます。
以上、会議の質を高めつつ、ダラダラ会議を効率よく切り上げる方法をお伝えしましたが、いかがでしょうか？
「仕事は忙しい人に頼みなさい」という言葉を聞いたことがありますか？ 忙しく仕事を次から次に片づける人のほうが、ヒマで時間がある人よりも仕事をこなすのが早いという意味です。残業代で手取り給与を増やそうとする人もいますので、そのような人に貴重な時間を浪費されないよう、自分の身と時間を守りましょう！
2015/9/9 BizLady掲載
執筆／坂口由乃
