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ここで差がつく!意外と見落としがちな「英文メールのルール」3つ

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日常的に英語でメールを書いている人は、自然と身につけているかもしれませんが、これから英語の仕事が増えるという方や、新卒で入社していよいよメールのやりとりが始まっているという方は気をつけたいのが英文メールのルール。そこで今回は、外資系企業秘書時代に筆者が現場で学んだ、“意外と見落としがちな英文メールのルール”をご紹介します。一度きちんと覚えてしまえば簡単ですので、これを機会にチェックしておきましょう。

1:最初に要点を、そのあと本文にはいる

口頭でのコミュニケーションも同じですが、英語では最初に結論を伝えます。メールでは最初の一文から、このメールで伝えることを要約して伝えましょう。

書き出し例:

「Dear David Perris

I’m writing to invite you to our party on 10th of September, 2015

(デイビッド ペリス氏 2015年9月10日に行われるパーティーにご招待したく、ご連絡をさせていただきます)」

日本人にとっては「唐突だな」と感じられるかもしれませんが、外国人が相手なら、とにかく言いたいことを端的に、最初に伝えることが大事だということが基本です。

2:“結びの言葉”の後にはコンマをつけて

色々な種類のある“結び言葉”については調べる人も多いのですが、そのあとにも注意点があります。

「Best regards,

Yuka Sakaguchi」

というように、あまり注目されていませんが、結びの言葉の後にコンマをつけることはルールです。これが「I look forward to seeing you.」などと“主語述語がある文章”なら、コンマではなくピリオドになります。

3:フォーマルな文章では、自分の名前をフルネームで書くこと

上記の例のようにビジネスメールをはじめ、フォーマルな文章では、自分の名前をフルネームで書きます。一方、ビジネス関係であってもよく知った仲であったり、知人である場合には下の名前だけでも構いません。

これは相手の名前を書くときも同様。まだ親しくない人には必ずフルネームで呼びかけるようにしてください。

 

以上、“意外と見落としがちな英文メールのルール”をご紹介しましたが、いかがでしょうか?

上記に加え、全角の文字や記号は海外では表示できませんので使わないようにしましょう。

英文メールは端的であるといえども、婉曲表現を使って丁寧さを表したり、相手を気遣う一文を入れたりもします。英文メールを受け取る機会がある人は、相手のメール文章を真似して使ってみるとよい練習になりますので試してみてください。

2015/9/17  BizLady掲載

執筆/坂口由乃

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