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永久保存版! これだけは押さえたい「英文ビジネスメール」のマナー5つ

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“グローバル化”“海外進出”“社内の英語公用語化”……。そんな言葉が頻繁に耳に入るようになった昨今。「自分には関係ないと思っていたらいつの間にか英語を避けられない状態になってしまった……」なんていう方も、多くいるのではないでしょうか? どんな業界でも、どんな分野のお仕事でも、いやでも英語を使わなくてはいけないこの時代。とくに海外とのやり取りが簡単にできるメールは、英語ができるできない関係なく、お仕事の場でやりとりされている方も多いですよね。そこで今回は、翻訳家として日々英語でメールのやり取りをしている筆者が、ぜひ押さえて欲しい“英文ビジネスメール5つのマナー”をお伝えします。

1:書き出しはDearから

日本語のビジネスメールでも「◯◯様」と必ず宛名をつけるように、英文のビジネスメールでもこの宛名に当たる部分が必要になります。会社名や部署名は記入せず、男性の場合は「Mr.」、女性の場合は「Mrs.」と敬称をつけ、その後に続けて相手の下の名前だけを記入してください。

例:Dear Mr(s). Anderson,

2:前文の挨拶

本文を書き始める前に、ひとこと挨拶があるとより礼儀正しいメールになります。日本語のメールだと「お世話になっております。」などに当たる箇所になりますが、以下のような文を参考にしてみてください。

例:Hello. This is ◯◯(あなたの名前). How are you?

(こんにちは。◯◯です。いかがお過ごしですか?)

Thank you for your email.

(メールをありがとうございました。)

3:本題は便利な「Regarding~」を使って始めよう

本題に入る時に使えるとても便利な表現が「Regarding~」です。これは「~に関してですが」という意味で使う表現のため、本題を切り出す際にとても便利な表現になります。

例:Regarding a meeting, would Tuesday next week be fine with you?

(ミーティングについてですが、来週の火曜日はご都合いかがでしょうか?)

4:末文にも一言添えよう

本題を書き終えたらそれでよしというわけではありません。本文を書き終えたらひとこと簡単な挨拶を入力しましょう。

例:I look forward to hearing from you. (お返事お待ちしております。)

5:日本語で「敬具」に当たる言葉を忘れずに

末文入力後2、3行スペースを空けて、日本語の「敬具」に当たる言葉を挿入します。一般的に良く使われるのが「Regards」や「Sincerely」ですが、この時下の例のようにコンマを加えることと、行を空けずに自分のフルネームを入力することを忘れないでください。

例:Regards,

Hanako Suzuki

 

以上、“これだけは押さえておきたい英文ビジネスメール5つのマナー”をお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか?

上記5つのマナーはとても基本的なものですが、これがあるかないだけで信頼性の向上などにもつながります。

メールのマナーとして厳しくチェックされる場合もありますので、上記の5つのことはしっかりとマスターしておきましょう。

2016/1/21 BizLady掲載

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