1：1つのメールに要件は1つ！
基本的なことではありますが、わかってはいても「小さいことだから、ついでにあれも聞いておこう」とやってしまう人はいませんか？
「件名と内容が1対1で対応しているとお互いに情報整理がしやすく、後からメールで検索をする時にも便利です。もし要件が複数あるのであれば、面倒でもそれぞれの内容にあった件名をつけ、別々に送信するようにしましょう」
同じ担当者と複数の話題をやり取りすることは、社内でも社外でもありえますよね。一日に送るメールの数を減らすというのも効率化を図っているように聞こえますが、長い目で見ると管理・検索がしづらく、探す時間が大きくかかってしまうことがありますので、ここは注意しておきましょう。
2：署名はつけると相手に親切
ときどき署名がついていないメールを受け取りますが、どういう部署にいる人だったかがわかりませんし、「メールではなく電話で話したほうが早いな」と思った時に、名刺を探さなければならないという手間が発生します。
「署名には社名、部署名、名前、住所、メールアドレス、電話番号、ホームページアドレスなどを記載します。読みづらい名前の人は、ふりがなを書いておかれると親切です」
という菓子田先生のアドバイスですが、確かに読みづらい漢字の方だと、上記のようにお電話をする時など、なんとお呼びしてよいのか戸惑うことがあるもの。珍しい名前の方は、ふりがなをつけておくといいですね。
基本だけど再確認！「知らないとマズい」メールマナー
これは新卒として入社時に習うような、基本中の基本事項ですが、「これができないと大問題に発展しかねない」というマナーをおさらいしておきましょう。
（1）宛先に複数のお客様を入れて送信
「自分にとっては全員が“お客様”だとしても、お客様同志は面識がないのですから、そういうときは必ずBCCに入れて送るようにしましょう」
その場合、宛先には自分のメールアドレスや部署のメールアドレスを入れておくと良いでしょう。これができていないと“個人情報漏えい”ということになりますので、必ずチェックするようにしてください。
（2）緊急性の高いものはメール送信後の声がけを
普段は隣の部署ともメールのやり取りをしている、ということは今の時代珍しくありません。すぐ隣の部署でも、メールで情報を送ることで「言った・言わない」の問題を避けられますし、何より部署全員を宛先に入れることで、情報共有がスムーズになります。
「ただし、緊急性が高い場合は例外です。“このお客様に、1時間以内に折り返しお電話をください”というような内容の場合など、情報共有としてメールを送るのはよいですが、そのあとに部署担当者に“先ほどメールを送った件ですが、A様に1時間以内に折り返しお願いします”と直接声をかけるようにしてください」
もしかするとその担当者がメールを確認するのが翌日になるかもしれません。「“伝える”と“伝わる”は違う」というのはまさにこのこと。一方的に発信して自己完結せず、きちんと相手に受け止めてもらっていることを確認しましょう。
以上、ビジネスメールマナーの基本でしたが、いかがでしょうか？
メールのマナーは細かくみるともっとたくさんありますが、よくやってしまいがちなマナー違反や、問題に発展しがちなパターンを中心に教えていただきました。
新卒社員が入ってくるこの時期に、ベテラン社員の方も今一度初心に戻り、ご自身のマナーを見直してみてはいかがでしょうか。
【取材協力】
※ 菓子田圭子（かしだ けいこ）・・・「輝く人材づくりを支援する」を理念とする株式会社ビジネスプラスサポートにて人財育成プロデューサーを勤める。プロの劇団にて演劇活動を12年間行い、在籍中よりナレーター、インタビュアー、レポ―ターとしても幅広く活動。劇団退団後、フリーアナウンサーとして活動しながら、コンサルタント会社の専属講師として、人財育成業務に従事。カウンセリング・マインドの学びを深める中で、傾聴のスキルを活かし、10数年電話相談のボランティア活動も続けている。
2017/4/19 BizLady掲載
執筆／坂口由乃
